懂管理的OA才叫协同办公

大连泛东协同办公系统：http://www.alleast.com.cn/products/introduce/8

长期以来，OA和协同一直存在于一种很暧昧的状态。OFFICE不就是办公套件吗？许多OA系统企业不就能用吗？为什么非要弄一个协同的帽子扣在OA上面？

 

许多CIO对此也说不清道不明，坦言说，“其实我们也不懂什么叫协同，但一看比OA要好，就用了这个叫协同的东西。”协同比OA好在哪里呢？

 

从“有组织无纪律”说起

许多人可能还对《天下无贼》中的一句台词记忆犹新，黎叔手下四眼竟敢违背黎叔的命令，要“切”了傻根，遭黎叔一本正经地训斥。“有组织，无纪律”。

 

实际上毫不客气的说，现在的企业中，不仅“有组织，无纪律”的不少，“无组织，无纪律”的也很多。问题出在什么地方呢？

 

那就是基本上像国家电网那样的百年不变的商业模式基本上不存在了。企业必须要不断创新、不断改革才能求生存、得发展。而这也要求组织基本打破那种“百年不变，朝九晚五”的模式，进行灵活的组织。一句话，企业从踢足球变成了打排球，就不能分前卫、中锋、后卫那么仔细了，球要掉下来的时候，谁都必须出手。

 

每个人都是临工

 

几年前，联想因为爆发裁员事件，“企业不是家”的一句话在网上流传。实际上，客观来看，企业的确更像旅店，每个员工也更像是临工。

 

大碗茶倒是百年不变的商业模式，可是被可乐打败了。可口可乐公司也没有成天就稳当当地坐在椅子上睡大觉，他们也有无数新的事情要做，因为重心已经从生产转到了消费市场，消费者的心在变，所以市场人也必须老在变。

 

从这点来看，像旅馆的企业大多数情况下总能打败像家的企业，一帮临工组成的团伙效率也总是高于固定团队，如小偷之于警察。

 

对企业家而言，问题在于如何管理好这个组织架构随时在变，人员随时在换的团队。铁打的营盘流水的兵，这元帅还真不好当啊。

 

懂管理的OA才叫协同

 

“买套软件，如果不能解决企业和企业家的实际问题，那还不如不整。买OA不仅是买工具，更多的是寻求企业的管理之道，解决根本性的沟通、协调到执行的管理问题。”大连泛东软件如是说。

 

现在的企业或政府机关，为什么领导很受累员工很遭罪？有四大原因：

第一、  适应不了变化

一个组织不创新是等死，创新是找死。因为人都有惯性，惰性，就是适应了一种情况之后就死活不愿意动了。有人做过实验，哪怕你在雪山上睡着了，你也就还想睡，明明知道可能眼睛一闭，这辈子就过去了。一个人的惯性可以叫做惰性，一群性的惯性就可以叫做阻力。

 

所以一群人如果适应不了变化，这个组织就会乱。这个时候，需要有一个平台，解决组织的变化适应问题。比如泛东的协同办公系统，就独到得提出了 “权变组织”，从实际出发，具体问题具体分析，并从中找出合适的办法来解决问题。所以，要求依照工作的性质和人员的特殊要求，来确定组织的模式，使任务、人员和组织彼此相适应。它打破了人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间的屏障，根据项目组成跨部门、跨企业、跨地域的"虚拟团队"，系统支持职能部门、临时工作组、委员会（固定工作组）三种组织形态，根据任务而设定执行组织。

 

第二，解决不了沟通问题

著名的管理实践者余世维曾经说，跟企业家说一句话就能把他唬住，那就是“你的企业沟通有问题！”。实际上，沟通没有问题的企业，几乎是不存在的。因为企业变化越来越快，当然沟通的速度、到达度、保真度都要有很大提升才能跟得上环境。

 

简单来看，企业内部主要存在三种沟通的方式，对上沟通、对下沟通，平行沟通。传统的管理方式，大多数只能解决一种到两种问题，而不能全盘解决。泛东的协同办公系统则创造性的提出了“网状沟通”的方式，协同办公系统就像一张编织整齐的鱼网，可集成三种沟通方式，比较彻底的解决企业的沟通问题。

第三，事不关己高高挂起

许多组织的部门主义情结十分严重。这里一方面是传统模式造就，老死不相往来，当然很难打成一片；另外一方面是事不关己高高挂起的心态严重，经常是给主管面子，不给老总面子。因此造成部门协作难上加难。

 

泛东认为，关键在于将资源节点全部平行化。而这就需要“关联结构”。现代化企业就象神经网络，企业的各个部门和人员就象是神经网络的神经元，业务处理是通过神经元之间同时相互作用的动态过程来完成的，从表面上来看，企业的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责，事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系，更为重要的是他们都必须为企业的共同目标而运作。通过协同办公系统，能够很容易地让这些分散的蚂蚱，站在同一条绳子上。

 

第四，将放权当成弃权

都说员工要赢在执行，其实管理者也照样是需要赢在执行。许多管理者由于太忙，忙于外部拓展或者关系往来，就不得不挤压自己的管理时间，从而令放权变成“弃权”，下达了指令之后就没有时间去管，结果是“将熊熊一窝”。

 

解决问题的关键没有什么高深的，戴明环(PDCA,P—plan，计划；D--do，执行；C--check，检查；A- act，处理)的功夫做到极致，没有执行力的员工就一定死绝。

 

问题的关键是如何降低监管成本。这里最佳的方式就是通过信息化，交管部门原来抓违章效率低下，现在引入自动辨识车牌号的信息化系统后一抓一个准。

 

泛东软件首先提出了通过全数字化的协同办公平台来加强“控制反馈”，企业或政府机构领导。在控制反馈系统中，不管出于什么原因（外部扰动或系统内部变化），只要执行过程偏离了既定目标，就会产生相应的控制作用去纠正执行过程。

 

总而言之，不是所有的OA都叫协同，具有“权变组织”、“网状沟通”、“关联结构”、“控制反馈”的泛东协同办公系统，才是真正懂管理的OA之一。